Può una To-Do-List ben fatta migliorarti la vita?

Sono un’amante della to-do-list e recentemente mi sono imbattuta in un saggio di Umberto Eco intitolato “La Vertigine della Lista” e ho scoperto che anche lui ne era affascinato.
Addirittura ha sottolineare la magia che gli elenchi possono creare.
Senza entrare nello specifico del libro, Eco esplora l’uso della lista come modalità espressiva nella letteratura e nell’arte, analizzando la sua capacità di evocare un senso di ordine-caos e di controllo-perdita di controllo.

In effetti, scrivere la lista delle cose da fare può essere un buon supporto per la gestione del tempo e un modo ordinato di tenere sotto controllo tutti gli impegni della giornata o della settimana, ma se fatta male potrebbe complicarti la vita e generare caos, con conseguente frustrazione.

Così, migliorando nel tempo, ho scoperto che ci sono degli errori da evitare e ho pensato che potrebbe essere utile anche per te conoscerli e sapere cosa correggere subito, oltre a comprendere a fondo i benefici.

Scopriamolo insieme.

Come usare le to-do-list: 4 errori, correttivi e benefici

Gli errori che possiamo commettere con le to-do-list sono almeno 4, ma con un po’ di attenzione possono essere evitati:

1) Inserire azioni abituali o ripetitive.

Inserire nelle to-do-list azioni abituali o ripetitive che si fanno ogni giorno, come controllare la posta elettronica o partecipare a una call quotidiana, così come inserire lavori che richiedono cinque minuti, è inutile e controproducente.
Si tratta di azioni che non hanno bisogno di essere ricordate, né programmate, ma devono essere fatte in modo automatico, senza alcuna reale necessità di metterle nell’elenco.

Correttivi: scrivi to-do-list essenziali che contemplano solo attività effettivamente da ricordare. La lista risulterà più pulita e chiara.

2) Inserire attività che non vengono mai completate

Continuare a riscrivere attività che non vengono mai portate a termine è decisamente frustrante. Tutte le volte che le riporti, ti ricordi che stai procrastinando, ma se continui a farlo, evidentemente il vedere quelle attività nero su bianco non serve a sbloccare la situazione.

Correttivi: riporta nelle to-do-list attività che devi fare e che realisticamente sai di riuscire a fare. Poi chiediti il perché continui a rimandare quella determinata cosa e se hai intenzione di fare veramente quell’attività, perché, se non è una priorità, se non ti interessa veramente, puoi anche darti il permesso di depennarla e decidere di andare avanti.
Se poi è qualcosa che senti di dover fare, ma non è nelle tue corde, puoi anche pensare di delegarla e adoperarti per farlo.

3) Troppa carne al fuoco

Una lista può servire come “pensatoio”, ma gli elenchi troppo lunghi possono essere paralizzanti e trasformarsi in una quantità di lavoro senza fine, meglio una to-do-list breve con le priorità ben dosate.

Correttivi: per scrivere liste essenziali, il metodo che uso io è quello di creare una lista mensile da cui trarre le priorità giornaliere così da vedere che cosa realizzo, dove inserisco solo ciò che sono sicura di avere il tempo di fare e le risorse per realizzarlo. Questo mi crea fiducia e ottimismo nel vedere che sto facendo ciò che mi ero ripromessa di fare.

4) Compiti generici e macro obiettivi.

Scrivere compiti generici o obiettivi troppo grandi, non aiuta a stimolare le azioni e il rischio di procrastinazione è dietro l’angolo, perché l’effetto sarà quello di avere in lista attività che richiedono specificazioni o tempi indefiniti per realizzarle.

Correttivi: inserisci nella lista solo azioni specifiche e parti ben individuate del tuo progetto, che sai che è importante portare a termine, così da essere determinato a realizzarle.

I benefici e i rapporti con il coaching e l’intelligenza emotiva.

Le to-do-list sono note come strumenti di gestione del tempo ed è vero, ma i benefici vanno anche oltre.

Usare bene le to-do-list significa dare struttura alla giornata e questo ha anche l’effetto di ridurre la frustrazione e lo stress di dover ricordare tutto, definendo compiti concreti e facilitando la riflessione sulle proprie priorità.

Questi elementi si intrecciano con il coaching e l’intelligenza emotiva per diversi motivi, come la regolazione delle emozioni, fondamentale per portare avanti i nostri obiettivi. Monitorando i progressi, ci aiutiamo a mantenere anche la motivazione.

Inoltre, le to-do-list sono fondamentali per sviluppare l’intelligenza emotiva, poiché scrivere ciò che si deve fare può facilitare la riflessione sulle proprie priorità e valori e consente di essere più consapevoli delle proprie emozioni e reazioni rispetto alle attività da fare.

Spuntare i compiti completati dalla lista, genera un senso di realizzazione, stimolando emozioni positive, così come nel coaching riconoscere e celebrarsi per i successi è parte del percorso di crescita personale.

I benefici che trovo nell’intreccio tra la to-do-list e il coaching sono innumerevoli, come la focalizzazione e la capacità di individuare le priorità: identificando ciò che è più importante aiuta a concentrare le proprie energie sulle attività che portano ai risultati desiderati favorendo una gestione efficace delle risorse personali.
Così come utilizzare la to-do-list promuove responsabilità e accountability per creare abitudini positive e maggior autodisciplina, fondamentali per un cambiamento duraturo.

La to-do-list è uno strumento semplice e potente che può contribuire, oltre che alla gestione del tempo, anche ad una maggior autodisciplina, chiarezza emotiva e focalizzazione, facilitando il raggiungimento di obiettivi personali e professionali attraverso consapevolezza e impegno.

Per rispondere alla domanda iniziare di questo articolo, rispondo “Sì”:
una to-do-list ben fatta può migliorarti la vita.

Ora tocca a te provare o migliorare l’uso che fai già di questo potente strumento.
Buon lavoro